Voeten in de klei

Tijdens mijn voeten in de klei uren voor jaar 2 heb ik 90 uur meegelopen bij Popradar Den Haag. Hier heb ik meegewerkt op het kantoor wat de evenementen binnen de organisatie doet. In dit verslag zal ik mijn ontwikkeling op het gebied van de opleidingscompetenties tonen.

Aanvraag voeten in de klei:

Ontwerpen

Tijdens mijn voeten in de klei heb ik actief gewerkt aan de competentie ontwerpen. Dit heb ik voornamelijk gedaan door mee te werken aan het ontwikkelen en uitwerken van concepten die geïntroduceerd zullen gaan worden binnen Popradar Den Haag. Ik heb zelfstandig (wel onder begeleiding) een nieuw conceptplan geschreven voor een reeks jamsessies die Popradar maandelijks gaat organiseren. Dit heb ik gedaan door mij eerst te verdiepen in de kernwaarden van Popradar en vervolgens mijn ideeën op papier te zetten. Aan de hand van dit conceptplan heb ik de eerste stappen van de organisatie ook opgepakt. Het is nu aan Popradar om deze plannen uiteindelijk ook af te maken en door te voeren.

Verder heb ik ook meegewerkt aan kleine werkzaamheden in fysiek ontwerpen. Zo heb ik voor een festival dat in het teken staat van Bach meegewerkt aan het ontwerpen en verspreiden van de flyer. Dit heb ik mede opgepakt omdat ik op die manier ook aanmeldingen wilde verzamelen voor het open podium die wij graag op het festival willen houden.

Door de creatieve vrijheid die ik heb gehad tijdens mijn voeten in de klei, heb ik veel geleerd op het gebied van ontwerpen. Door zelfstandig vanuit het niks iets op te bouwen heb ik goed kunnen oefenen met het doorlopen van alle stappen in het creatieve proces. Vooral het omzetten van de kernwaarden van een organisatie naar een (kleinschalig) event vond ik erg interessant om mee te oefenen.

Onderdelen conceptplan:

Foto flyer:

Plannen, organiseren en uitvoeren

Ik heb tijdens mijn voeten in de klei veel kunnen oefenen met deze competentie. Ik heb tijdens het traject een aantal taken uitgevoerd op het gebied van plannen en organiseren. Zo heb ik voor een evenement dat in het teken staat van Bach, veel bijgedragen aan de voorbereidingen. Dit heb ik in samenwerking gedaan met de partij die dit evenement bij popradar wilde organiseren. Ik heb bijvoorbeeld aan de hand van de beoogde invulling van het event een planning gemaakt voor het evenement. Deze planning heb ik vervolgens omgezet in een draaiboek, en dit draaiboek heb ik vervolgens weer omgezet in een zalenverdeling van het gebouw van popradar. Deze handelingen waren goed om te oefenen met de competentie plannen en organiseren.

Verder heb ik voor een ander evenement binnen popradar een locatieschema gemaakt. Dit betreft een groot festival binnen het gebouw van popradar. Tijdens dit evenement zullen er door het hele gebouw podia opgebouwd worden in de oefenruimtes. Je zou het kunnen zien als een groot festival door het hele pand van popradar. Ik heb voor dit festival een duidelijk overzicht gemaakt van alle beschikbare ruimtes zodat de mensen die over de programmering gaan de acts kunnen boeken en verdelen over de stages. Voor ditzelfde festival heb ik een overzicht gemaakt van de vrijwilligers die achter de bar gaan werken (shifttijden en verdeling).

Onderdelen draaiboek Bach:

Locatieoverzicht en vrijwilligersoverzicht:

Communiceren, samenwerken en netwerken

Ook voor deze competentie heb ik veel ondernomen tijdens mijn voeten in de klei uren. Binnen het team van popradar is samenwerken een heel groot item en daardoor heb ik daar goed mee kunnen oefenen. Tijdens de projecten heb ik veel in samenspraak met de anderen op het kantoor gedaan. Door veel te overleggen en feedback te vragen en geven, heb ik me echt ontwikkeld in het functioneren binnen het team. Het gaat steeds meer vanzelf en het is ondertussen een vaardigheid aan het worden dat ik met mensen kan communiceren. Door mij in te leven in de samenwerkingsstijl van iemand anders, kan ik op een bepaalde manier met die personen communiceren.

Ook op een wat zakelijker gebied is mijn communicatie gegroeid. Zo heb ik contact gehad met verschillende partijen bij het neerzetten van de concepten binnen popradar. Daarbij zou je kunne denken aan bands, vrijwilligers, externe partijen en verhuurbedrijven. Door dit steeds vaker te doen wordt het ook steeds makkelijker. Het contact met vreemden is iets waar ik niet per se moeite mee had, maar het was wel altijd een kleine drempel. Over het algemeen ben ik goed in het communiceren met nieuwe mensen, maar soms vergt dat net even een beetje meer moeite.

Tot slot heb ik ook een beetje kunnen werken aan mijn netwerk. Door veel te communiceren met nieuwe mensen en kennis met hen te maken, heb ik goed kunnen netwerken. Zoals bovengenoemd heb ik contact gehad met verschillende nieuwe mensen. Ik heb ook nog een event vanuit popradar bijgewoond waar professionals uit het werkveld aanwezig waren. Hier heb ik heel veel mensen ontmoet uit de branche. Bijvoorbeeld: Eventmanager Into the great wide open, A+R manager Warner, Boeker vanuit MOJO, Hoofd programmering van de Helling en de organisator van Sniester festival. Ik heb geen uitvoerig contact met hen gehad, maar heb mezelf wel geïntroduceerd en een klein praatje gemaakt.

Contact met band:

Contact met artiest binnen popradar:

Contact met collega binnen popradar:

Foto van enkele personen die benoemd zijn bij netwerken:

Leidinggeven en ondernemen

Dit is de competentie waar ik het minst aan heb kunnen werken tijdens mijn voeten in de klei stage. Doordat ik vooral veel betrokken was bij de voorbereidingen achter de schermen, heb ik niet veel ervaring op kunnen doen in de uitvoering van de evenementen. Dit komt mede door het feit dat de evenementen pas na mijn voeten in de klei stage plaats zullen vinden. Hierdoor lag de focus voornamelijk op de planfase en minder op de daadwerkelijke uitvoering, waardoor ik deze competentie in de praktijk minder heb kunnen ontwikkelen.

Tijdens de stage heb ik echter wel verantwoordelijkheid genomen voor mijn eigen taken en een proactieve houding gehanteerd. In plaats van af te wachten tot er iets naar mij toekwam, heb ik geprobeerd de touwtjes zoveel mogelijk zelf in handen te nemen. Dit heb ik voornamelijk gedaan door actief ideeën en mogelijke verbeteringen aan te dragen binnen het team. Daarnaast heb ik initiatief getoond door zelf taken op te pakken en mee te denken over oplossingen wanneer er uitdagingen ontstonden.

Ook heb ik feedback gevraagd aan mijn begeleider en collega's om mijn werkzaamheden te verbeteren en om te leren van hun ervaringen. Hoewel ik de uitvoering van evenementen minder heb kunnen meemaken, heb ik wel waardevolle inzichten opgedaan in de organisatie en planning hiervan. Deze ervaring neem ik mee naar toekomstige stages of werkzaamheden, waarin ik mij verder kan ontwikkelen op het gebied van uitvoering en praktijkervaring tijdens evenementen.

Feedback van stagebegeleider:

Reflectie leerdoelen 

Leerdoel 1: Plannen en organiseren

Ik leer een duidelijke en realistische planning te maken voor een publieksactiviteit en ervoor te zorgen dat deze planning gevolgd wordt.

Tijdens mijn voeten in de klei stage bij Popradar heb ik veel kunnen oefenen met plannen en organiseren. Ik was betrokken bij de voorbereidingen van verschillende evenementen, waaronder een Bach-gerelateerd event. Voor dit evenement heb ik op basis van de beoogde invulling een planning opgesteld. Deze planning heb ik vervolgens uitgewerkt tot een draaiboek, waarin alle onderdelen van het programma overzichtelijk stonden beschreven. Daarnaast heb ik dit draaiboek vertaald naar een zalenverdeling van het gebouw, zodat duidelijk werd welke ruimtes waarvoor gebruikt zouden worden.

Deze werkzaamheden hielpen mij om inzicht te krijgen in hoe belangrijk structuur en overzicht zijn binnen een evenement. Ik merkte dat een goede planning niet alleen houvast geeft voor mijzelf, maar ook voor collega's en externe partijen.

Ook heb ik voor een groot festival binnen Popradar een locatieoverzicht gemaakt. Hierbij heb ik alle beschikbare ruimtes in kaart gebracht, zodat programmeurs de acts konden verdelen over de verschillende podia. Daarnaast maakte ik een vrijwilligersschema voor de bardiensten, inclusief shifttijden en taakverdeling. Dit vroeg om nauwkeurigheid en logisch nadenken.

Door deze ervaringen heb ik geleerd om realistische planningen te maken en vooruit te denken. Ik ben mij bewuster geworden van mogelijke knelpunten en weet nu beter hoe ik hierop kan anticiperen. Dit leerdoel heb ik daardoor goed kunnen ontwikkelen.

Leerdoel 2: Communiceren en samenwerken

Ik leer professioneel en effectief te communiceren met collega's, vrijwilligers en bezoekers om de samenwerking in het museumteam te versterken.

Tijdens mijn stage heb ik intensief samengewerkt met het team van Popradar. Samenwerken is binnen deze organisatie erg belangrijk, waardoor ik hier dagelijks mee bezig was. Ik overlegde veel met collega's, vroeg feedback en gaf ook zelf feedback. Hierdoor voelde ik mij steeds zekerder in mijn rol binnen het team en werd communiceren steeds vanzelfsprekender.

Ik heb geleerd om mij aan te passen aan verschillende communicatiestijlen. Door mij in te leven in anderen, kon ik beter afstemmen hoe ik iets bracht. Dit zorgde voor prettigere samenwerkingen en minder misverstanden.

Daarnaast heb ik ook op zakelijk niveau veel gecommuniceerd. Zo had ik contact met bands, vrijwilligers, externe partijen en verhuurbedrijven. In het begin vond ik dit soms spannend, maar door het vaker te doen werd de drempel steeds lager. Ik merk dat ik nu makkelijker het gesprek aanga en professioneler communiceer.

Ook heb ik mijn netwerk uitgebreid. Tijdens een event van Popradar waar professionals uit het werkveld aanwezig waren, heb ik mezelf voorgesteld en korte gesprekken gevoerd met onder andere een eventmanager van Into The Great Wide Open, een A&R-manager van Warner en een boeker van MOJO. Dit was een waardevolle ervaring en heeft mij geholpen om zelfverzekerder te worden in netwerksituaties.

Dit leerdoel heb ik sterk ontwikkeld en ik voel mij nu comfortabeler in professionele communicatie en samenwerking.

Leerdoel 3: Leidinggeven en ondernemen

Ik leer kritisch te kijken naar de organisatie van een activiteit en minimaal twee concrete verbeterpunten aan te dragen.

Dit leerdoel was het lastigst om te ontwikkelen tijdens mijn voeten in de klei stage. Dit kwam doordat ik vooral betrokken was bij de voorbereidingen achter de schermen en minder bij de uitvoering van evenementen. Veel evenementen vonden pas plaats na mijn stageperiode, waardoor ik geen directe leidinggevende rol heb kunnen aannemen tijdens live events.

Toch heb ik geprobeerd hier zo goed mogelijk aan te werken. Ik nam verantwoordelijkheid voor mijn eigen taken en liet een proactieve houding zien. In plaats van af te wachten, nam ik zelf initiatief en probeerde ik de touwtjes in handen te nemen. Zo droeg ik regelmatig ideeën en verbeteringen aan binnen projecten.

Bij het schrijven van het conceptplan voor de jamsessies keek ik kritisch naar hoe activiteiten binnen Popradar georganiseerd worden. Ik dacht na over zaken zoals doelgroep, planning, communicatie en praktische uitvoering. Op basis daarvan heb ik verbeterpunten aangedragen, zoals het structureel inzetten van vaste tijdstippen en het actiever promoten van de sessies via social media.

Hoewel ik nog weinig ervaring heb met leidinggeven tijdens de uitvoering van evenementen, heb ik wel geleerd om kritisch te kijken naar processen en initiatief te nemen. In toekomstige stages of banen wil ik mij hier verder in ontwikkelen door meer verantwoordelijkheid te nemen tijdens live momenten en teams aan te sturen.